Kho sẽ trông như thế này sau khi cải tiến tinh gọn

  • Post Author:
  • Post Category:Post

1. Các vấn đề chung của kho:

Nhà kho không được quản lý tốt. Một mặt, có hàng nghìn nguyên vật liệu và hàng trăm nhà cung cấp. Mặt khác, có một vài thủ kho có công việc trung bình. Hệ thống và quy trình về cơ bản không được sử dụng. Trong phân tích cuối cùng, các vấn đề về kho về cơ bản xuất phát từ việc quản lý tại chỗ không đầy đủ, chẳng hạn như:

  1. Không tuân thủ nguyên tắc nhập trước xuất trước (First In, First Out —- FIFO), và các nguyên liệu còn lại không được báo cáo cảnh báo sớm kịp thời, dẫn đến nguyên liệu xỉn màu và lãng phí.
  2. Nguyên vật liệu không được đặt theo vị trí, hoặc sau khi di chuyển nguyên vật liệu đến địa điểm mới không được đánh dấu kịp thời, dẫn đến không tìm được nguyên liệu liên quan.
  3. Quản lý kho không gửi đơn hàng cho nhân viên thống kê kịp thời, nhân viên thống kê nhập kho không kịp thời vào hệ thống máy tính. Kết quả là dữ liệu hệ thống máy tính không phù hợp với tình hình thực tế, ảnh hưởng đến độ chính xác của dữ liệu hệ thống máy tính và cuối cùng là ảnh hưởng đến việc triển khai và thực hiện kế hoạch sản xuất.
  4. Việc nhận dạng không thống nhất hoặc không được tiêu chuẩn hóa, hoặc không có mã vật liệu hoặc tên vật liệu không chính xác hoặc có một số tên vật liệu do đó không thể truy tìm tình trạng lịch sử của vật liệu.
  5. Một số người quản lý kho thiếu tinh thần trách nhiệm, thái độ làm việc tiêu cực, trì hoãn, kiểm đếm hàng tồn kho không chính xác, thông tin tài liệu thủ công không chính xác (chủ yếu là lỗi sao chép, lỗi đánh máy), đây là những điều phổ biến.
  6. Nhân viên kho cũ và mới không rõ ràng, không có thủ tục bàn giao thực tế. Nếu tình trạng vật tư do nhân viên kho trước đây quản lý thì không biết, chỉ đơn giản là niêm phong, không quản lý được, chỉ “không tìm thấy đâu”, gây ra tình trạng nhếch nhác và lãng phí.
  7. Các mô hình bị hủy niêm yết, không có tài liệu nào được sản xuất và chúng không được báo cáo để tiêu hủy hoặc bán lại kịp thời.

2. Cách quản lý kho:

Trước hết, chúng ta nên làm rõ suy nghĩ của mình và tìm ra một vài vấn đề cơ bản.

2.1 “Vật chất” là gì? “Kho” là gì?

Vật chất là bao gồm tất cả và tồn tại khách quan, nhưng chúng chỉ là biểu hiện của chúng. Trên thực tế, vật chất là tiền, vật chất là tiền, kho là túi tiền. Tiền không thể tăng giá trị ở nhà. Tiền phải chảy qua sử dụng hoặc đầu tư để tạo ra giá trị. Theo cách tương tự, các nguyên vật liệu lưu chuyển nhanh chóng cho sản xuất và bán hàng có thể tạo ra lợi ích.

2.2 Quản lý vật tư quản lý những gì?

Bất kỳ hoạt động quản lý nào cũng liên quan đến thời gian (T), chất lượng (Q) và chi phí (C). Ba yếu tố này có mối quan hệ với nhau và hạn chế lẫn nhau, và quản lý nguyên vật liệu cũng không thể thiếu.

  • T-Time: đề cập đến ngày giao hàng, thời gian nhập kho, thời gian sử dụng, thời gian bảo quản, thời gian trả lại nguyên vật liệu.
  • Q—-Quality: đề cập đến chất lượng của bản thân vật liệu, chất lượng lưu trữ, việc xử lý vật liệu có vấn đề về chất lượng, v.v.
  • C—-Cost cost: Đề cập đến giá nguyên vật liệu, chi phí lưu kho, chi phí trì trệ, chi phí ngừng hoạt động do thiếu hụt, chi phí dung lượng lưu trữ do dư thừa và chi phí luân chuyển vốn do chiếm dụng vốn.

2.3 Làm thế nào để quản lý quản lý vật tư?

2.3.1 Nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO).

  • Các nguyên liệu và sản phẩm có cùng trạng thái và thời gian bảo quản khác nhau sẽ được cấp theo thứ tự thời gian bảo quản của chúng;
  • Đối với những nguyên liệu, sản phẩm có trạng thái khác nhau và thời gian bảo quản khác nhau, thứ tự phân bổ là: nguyên liệu sản xuất thử, nguyên liệu trả lại từ dây chuyền sản xuất – nguyên liệu mới từ nhà sản xuất;
  • Đối với các nguyên liệu, sản phẩm ở các trạng thái khác nhau trong cùng một thời gian bảo quản, thứ tự phân bổ là: nguyên liệu sản xuất thử – nguyên liệu trả lại dây chuyền – nguyên liệu kiểm tra lại – nguyên liệu thu hoạch đặc biệt – nguyên liệu nghiệm thu.

2.3.2 Nguyên tắc của vị trí khóa.

Vật liệu nhất định được cố định ở một vị trí nhất định và vị trí vật lý phải phù hợp với hệ thống máy tính. Mã vị trí cũng quan trọng như địa chỉ nhà của một người. Nếu không có một địa điểm cố định, các tài liệu liên quan không thể được tìm thấy một cách nhanh chóng.

2.3.3 Nguyên tắc của vật liệu đặc biệt. Không chiếm dụng nguyên liệu tương ứng với đơn hàng theo ý muốn.

2.3.4 Nguyên tắc quản lý hàng tồn kho của ABC:

  • Số lượng nguyên vật liệu loại A có thể chỉ chiếm 10 ~ 15% hàng tồn kho, nhưng giá trị hàng hóa có thể chiếm 60 ~ 70% giá trị hàng tồn kho;
  • Số lượng nguyên vật liệu loại B có thể chỉ chiếm 20 ~ 35% hàng tồn kho, nhưng giá trị hàng hóa có thể chiếm 15 ~ 20% giá trị hàng tồn kho;
  • Số lượng vật tư C có thể chiếm 50 ~ 70% hàng tồn kho, nhưng giá trị hàng hoá có thể chiếm 5 – 10% giá trị hàng tồn kho.
  • Do đó, cần phải kiểm soát chặt chẽ thiểu số quan trọng và đa số nhỏ, tức là kiểm soát chặt chẽ các tư liệu A và B.

2.3.5 Nguyên tắc “Sáu không vào”:

  • Nếu có phiếu xuất kho nhưng không có hiện vật thì không thực hiện được thủ tục lưu kho;
  • Nếu có hiện vật nhưng không có phiếu xuất kho hoặc các hóa đơn liên quan thì không thể làm thủ tục bảo quản (đối với những trường hợp mua gấp, có thể tạm thời điền thông tin liên quan);
  • Nếu số lượng, đặc điểm kỹ thuật và kiểu mẫu của nguyên vật liệu đến và phiếu xuất kho khác nhau thì không thể thực hiện được các thủ tục lưu trữ;
  • Nếu kiểm tra IQC không đạt và lãnh đạo chưa ký đồng ý sử dụng thì không thể hoàn thành các thủ tục lưu trữ;
  • Nếu bạn không qua kho hàng, bạn không thể làm thủ tục nhập kho (bạn có thể nhận và trả hàng cùng một lúc);
  • Nếu phiếu xuất kho hoặc hóa đơn không phải là bản gốc thì không thể thực hiện được thủ tục lưu kho.

2.3.6 Nguyên tắc “năm không gửi”:

  • Không có yêu cầu tài liệu hoặc yêu cầu không hợp lệ, và tài liệu không thể được cấp phát;
  • Nếu các thủ tục không đạt yêu cầu thì không thể cấp tài liệu;
  • Nguyên vật liệu có chất lượng không đạt yêu cầu không được xuất kho trừ khi được lãnh đạo phê duyệt;
  • Vật liệu không đúng thông số kỹ thuật và phụ kiện không đầy đủ không được phân phối;
  • Những tài liệu chưa qua quy trình bảo quản sẽ không được cấp phát.

2.3.7 Nguyên tắc giao hàng một lần:

Việc giao vật liệu phải được thực hiện chính xác, đúng thời gian và một lần. Nguyên vật liệu sử dụng trong dây chuyền sản xuất phải được kéo về vị trí của dây chuyền sản xuất và không được chất thành đống trong kho để tránh nhầm lẫn và sai sót.

2.3.8 Nguyên tắc kiểm soát truy cập:

  • Ngoại trừ nhân viên quản lý kho, nhân viên vận động và nhân viên thu hồi được chỉ định trong phân xưởng do nhu cầu công việc, tất cả nhân viên khác không được phép vào khu vực kho nguyên liệu;
  • Nghiêm cấm mọi người tự ý mang theo vật tư khi ra vào kho;
  • Khi có khách kiểm tra phải có nhân viên trên cấp quản đốc đi cùng mới được vào kho.

2.3.9 Nguyên tắc “ngày xong, ngày cao”:

  • Khi kết thúc công việc hàng ngày, từng nhân viên kho tiến hành tự xác nhận, xác minh các tài khoản động liên quan trong ngày để đảm bảo số dư của các tài khoản, xác định thiếu sót, sửa chữa kịp thời.
  • Kiểm tra các vị trí nguyên liệu đang quản lý ít nhất 1 đến 2 lần một ngày để đảm bảo rằng tất cả nguyên liệu đều được dán nhãn chính xác, những nguyên liệu cần trả lại phải trả lại nhà máy để tránh tình trạng ế ẩm.
  • Phiếu nhập trong ngày của Thủ kho phải được gửi cho cán bộ thống kê theo yêu cầu về thời gian, phiếu nhận hàng trong ngày của cán bộ thống kê phải được nhập vào hệ thống máy tính ngay trong ngày.

2.3.10 Nguyên tắc cũ đổi mới:

Đối với vật liệu có quy định, thực hiện đúng nguyên tắc “trả cũ trước khi đổi mới, trả cũ trước khi nhận mới”.

3. Yêu cầu công việc của thủ kho:

Nói một cách tổng quát, công việc hàng ngày của nhân viên kho có thể được tóm tắt là nhận, vận chuyển, trả hàng, nhập kho; xác định vật chất, sắp xếp và sắp xếp tài khoản (dữ liệu hệ thống máy tính); báo cáo “vật liệu tai nạn” và quản lý của nó (khi việc cung cấp vật liệu bị trì hoãn do không tuân thủ ngày giao hàng, nó sẽ gây ra sự kiện ngừng hoạt động và vật liệu tại thời điểm này được gọi là “vật liệu tai nạn”).

Chúng ta thường thấy rằng những người quản lý kho cần phải dành nhiều thời gian và sức lực để tìm kiếm những hàng hóa còn thiếu. Chúng tôi cũng biết rằng nếu thông tin tồn kho không chính xác, nguyên vật liệu có thể được đặt hàng trước hoặc không được đặt hàng kịp thời. Hàng tồn kho tăng lên, tiền bị chiếm dụng, hoặc đơn hàng bị trì hoãn hoặc bị hủy do thiếu hàng.

Những câu hỏi trên thực tế liên quan đến trách nhiệm cá nhân. Trách nhiệm là một tâm lý làm việc và phong cách làm việc. Trách nhiệm chủ yếu phụ thuộc vào chất lượng nhân sự và ảnh hưởng của môi trường làm việc. Thủ kho là người quản lý kho, quyền lực ít nhưng trách nhiệm rất lớn.

Tinh thần trách nhiệm của nhân viên kho có thể được thể hiện ở:

  • Xác nhận và xác nhận lại các tài khoản và đối tượng hàng ngày để đảm bảo tính nhất quán;
  • Sau khi kết thúc một công việc, hãy tự kiểm tra (làm) để tìm ra vấn đề và giải quyết kịp thời;
  • Tổng hợp, phản ánh công việc hàng ngày để nâng cao chất lượng công việc;
  • Có ý thức về thời gian, xử lý mọi việc đúng lúc, đừng nói “chờ một chút”;
  • Làm việc một cách chủ động thay vì thụ động chờ đợi sự sắp xếp;
  • Việc quản lý địa điểm làm việc là “xem và cầm tay”, theo yêu cầu 5S.

Yêu cầu về đặc điểm công việc của Thư ký kho:

Trong kiểm tra và nghiệm thu kho, trên cơ sở là nguyên vật liệu chính xác, có ba bước kiểm tra cần thực hiện khi đưa vào kho:

  • Kiểm tra số lượng: kiểm tra số lượng khi nhập kho;
  • Chất lượng: IQC kiểm tra và kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào;
  • Giải phóng tài liệu: những tài liệu không đầy đủ sẽ không được chấp nhận, và những thủ tục bất thường sẽ không được giải quyết. Kiểm tra xem các hóa đơn nhận được có nhất quán và phù hợp với các nguyên vật liệu đến hay không, đồng thời gửi hóa đơn cho nhân viên thống kê kịp thời.

Lưu trữ:

  1. Sắp xếp khoa học: sắp xếp hợp lý, ngăn nắp, biển báo rõ ràng, dễ lấy;
  2. Đảm bảo chất lượng: chống rỉ, chống bụi, chống ẩm, chống áp lực, chống hư hỏng, chống rơi rớt;
  3. Đảm bảo an toàn: chống nấm mốc, chống hao hụt, chống ế ẩm, chống phế liệu;
  4. Tài khoản, thẻ và đối tượng nhất quán (số lượng, vị trí và trạng thái phải phù hợp với hệ thống máy tính).

kiểm kê: Tương đương với việc tổng kết và chuẩn hóa hệ thống xác minh và xóa sổ vật tư để chống lãng phí và loại bỏ vật tư khó đòi, nợ khó đòi.

Đặt vấn đề: Theo nhu cầu sản xuất khác nhau, phương thức phân phối nguyên vật liệu cụ thể được xác định nhằm đảm bảo cung cấp và sản xuất kịp thời.

4. Một số biện pháp cải thiện quản lý kho:

Các hệ thống nghiêm ngặt, đào tạo lặp đi lặp lại, thưởng nặng ngay lập tức và cơ chế trừng phạt nặng đã điều chỉnh tốt hơn hành vi của người giữ kho, thúc đẩy cải tiến liên tục quản lý kho và cung cấp bảo vệ dữ liệu cho hoạt động hiệu quả của hệ thống máy tính.

  1. Cơ cấu tổ chức đổi mới. Thành lập nhóm lãnh đạo kho gồm 3 người gồm phó giám đốc sản xuất, giám đốc bộ phận vật tư và giám sát kho. Nhóm ba người hiện là cơ quan quản lý vật tư cao nhất của công ty. Bằng cách tham gia cuộc họp hàng tuần của nhà kho và đi đến hiện trường kho hàng để giải quyết các vấn đề vào một thời gian cố định hàng ngày, nó đạt được “cải thiện 1% mỗi ngày”, các quy tắc và quy định khác nhau và việc xác minh hệ thống trách nhiệm sau và hiệu suất thẩm định của người quản lý kho và ghi cải tiến quản lý kho.
  2. Quy hoạch kho hàng hợp lý. Nhà kho nên được kết nối với địa điểm sản xuất càng xa càng tốt về vị trí địa lý để giảm việc vận chuyển nguyên vật liệu vòng vo. Kết nối cửa ra vào nhà kho với thang máy càng nhiều càng tốt, vạch ra các kênh vận chuyển tương ứng và xem xét đầy đủ tính hợp lý của các tuyến đường vận chuyển.
  3. Nhà kho phải có khu vực chứa phế liệu cần thiết, khu vực tạm giữ vật liệu, khu vực chờ, khu vực giao hàng, … Ngoài ra, cần đặc biệt xem xét đến các yếu tố an toàn, chú ý các biện pháp như lối đi, chiếu sáng, chống thấm, chống cháy và chống trộm. Văn phòng kho nên được thiết lập gần kho nhất có thể để rút ngắn thời gian nhận hàng cho người ghi.
  4. Sự kết hợp của hệ thống phân lô và hệ thống trưng dụng được thực hiện. Vật liệu sản xuất sử dụng hệ thống phát hành và vật liệu phi sản xuất sử dụng hệ thống trưng dụng vật liệu, chẳng hạn như vật liệu sản xuất thử nghiệm kỹ thuật, phụ kiện sau bán hàng và thay thế các sản phẩm bị lỗi trên dây chuyền sản xuất.
  5. Vật liệu loại A áp dụng hệ thống phát hành và vật liệu loại C áp dụng hệ thống trưng dụng. Về quản lý nguyên liệu, bạn có thể thử hủy các kho nguyên vật liệu ban đầu ở từng phân xưởng, do bộ phận nguyên vật liệu của xưởng trực tiếp quản lý và phân bổ thống nhất, để nhân viên kho bố trí hợp lý giờ làm, nâng cao tốc độ xuất kho của kho.
  6. Sử dụng công nghệ mới. Ngoài các mã vị trí và mã vật tư cần thiết của hệ thống ERP, công nghệ tần số vô tuyến được đưa vào quản lý kho, chẳng hạn như việc sử dụng các thiết bị đầu cuối dữ liệu cầm tay với chức năng quét mã vạch để thu thập dữ liệu, để tránh các lỗi lưu và nhập tài liệu thủ công và cải hiệu quả công việc.

Nó cũng cho phép các nhà quản lý nắm bắt tình trạng hàng tồn kho, bán hàng và hàng tồn kho trong thời gian thực, thực hiện một phương pháp quản lý tài sản minh bạch thông tin, loại bỏ nhu cầu kiểm kê truyền thống, giảm tồn đọng nguyên vật liệu, tăng tốc độ luân chuyển vốn và tạo điều kiện hướng dẫn sản xuất . Nó giải quyết được chế độ quản lý truyền thống dễ xảy ra sai sót do con người và việc trao đổi thông tin trong thống kê thủ công. Giảm bớt khối lượng công việc thống kê thủ công, nâng cao hiệu quả hoạt động, hạn chế xảy ra sai phạm từ các phương tiện kỹ thuật.

  • Việc quản lý kho truyền thống chỉ dựa vào bộ nhớ não của người quản lý kho và nhập hàng thủ công. Cách làm này không chỉ tốn thời gian, công sức mà còn dễ xảy ra sai sót. Trong trường hợp có vấn đề về chất lượng ở hạ nguồn, việc tìm ra nguyên nhân và trách nhiệm trong đống tài liệu giấy càng quan trọng hơn. không thể tưởng tượng.
  • Vì kho không sử dụng bất kỳ phần mềm kho bãi và hậu cần nào nên tất cả hồ sơ nguyên vật liệu đều được đăng ký thủ công về tên, số lượng, quy cách, ngày xuất nhập của nguyên vật liệu. Việc ghi chép thủ công là rất nặng, và tính kịp thời và chính xác của dữ liệu hoàn toàn phụ thuộc. Tinh thần trách nhiệm của nhân viên kho.
  • Khách hàng của công ty về cơ bản sử dụng hệ thống mã vạch để quản lý nguyên vật liệu, điều này yêu cầu công ty A phải in và dán tem nhãn mã vạch theo yêu cầu của khách hàng trước khi vận chuyển. Công việc ghi dữ liệu thủ công và in nhãn không chỉ kém hiệu quả và tiềm ẩn nhiều sai sót mà còn là những hoạt động không mang lại giá trị gia tăng cho công ty và ảnh hưởng đến quản lý quan hệ khách hàng ở một mức độ nhất định.

Cấp quản lý kho cao nhất là tồn kho thấp nhất và quay vòng nhanh nhất để đáp ứng nhu cầu thay đổi của sản xuất và khách hàng. Một số doanh nghiệp có trình độ quản lý tiên tiến đã giới thiệu Kanban, thành lập siêu thị kho hàng và thiết lập hệ thống hậu cần tinh gọn. Tôi tin rằng nó sẽ thay đổi cách quản lý kho rộng rãi trước đây và nâng cao đáng kể năng lực cạnh tranh cốt lõi của doanh nghiệp.